Hoi allemaal, hier ben ik weer na een druk weekje!

Afgelopen week heb ik samen met Kenneth beoordelingsgesprekken gevoerd met alle coaches. Dit hadden ze hier nog nooit eerder gedaan, wat eigenlijk niet voor te stellen is. Want hoe willen de coaches zich dan ontwikkelen? Uit al deze gesprekken kwam duidelijk naar voren dat iedereen dacht heel goed bezig te zijn, terwijl ze juist aan het afzakken waren. De motivatie van de coaches werd steeds minder, dit kwam doordat ze iedere keer weer met geld zaten te struggelen en er geen transparantie was binnen de organisatie. Dit was erg jammer om te horen, maar al een bekend probleem. Dat is dan ook iets waar ik al 4 weken mee bezig ben om te veranderen, wat er naar uit ziet een succes te worden. Na de beoordelingsgesprekken waren alle coaches erg enthousiast en vonden ze het fijn om te weten hoe en op welk gebied ze zichzelf konden ontwikkelen, dit was erg fijn om te horen. Want het is dus niet dat ze niet willen veranderen/ontwikkelen, ze wisten alleen niet hoe. Vrijdag was dan het moment van de waarheid. Ik had een coach ochtend georganiseerd waarbij we gingen werken aan de teamwork en de nieuwe veranderingen gingen uitleggen. Onder deze veranderingen vallen een nieuwe structuur, nieuwe systemen voor communicatie, planning en reporteren, maar ook data verwerken en financiën. Veel informatie om in een ochtend te stoppen, maar heel belangrijk om X-Suba overeind te houden. Nu klinkt dit natuurlijk heel vaag en globaal, dus ik zal het eens uitleggen...

We begonnen de ochtend met een teamwork opdracht, aangezien niemand elkaar motiveert om te verbeteren. Met behulp van een mindmap hadden ze samen de belangrijkste punten van teamwork op een bord gezet. Hier viel al meteen één ding op: niemand benoemde dingen zoals betrokkenheid, vertrouwen, dingen die echt in het team onderling belangrijk zijn. Alles was gericht op doelen nastreven en succes. Dit kwam goed uit voor de kleine interventie die ik had bedacht. Samen vormde ze een team, waarvan 1 iemand geblinddoekt wasknijpers in een bak moest gooien. De eerste keer moesten de teamgenoten stil zijn zonder dat diegene die gooide ervan af wist. Met het gevolg dat hij totaal niet gemotiveerd werd om te gooien, want alles ging ernaast en hij voortdurend om help liep te vragen zonder succes. De tweede keer gingen zijn teamgenoten heel enthousiast meeleven en hem helpen de wasknijpers in de bak te gooien. Je zag meteen dat hij sneller ging gooien, want zijn motivatie om te raken werd steeds groter en hij was blij dat hij eindelijk hulp kreeg haha. Dit was slechts een kleine opdracht, maar het liet ze wel inzien waarom teamwork nou belangrijk is en door deze opdracht hadden ze het besef gekregen. Ze zeiden meteen dat ze willen gaan veranderen om een sterker team te gaan creëren en interesse in elkaar te tonen, lokaal werken ze aan een ander onderdeel van het project.

Vervolgens gingen we terug naar de serieuze zaken die belangrijk waren voor de verandering, met om te beginnen de nieuwe structuur. Zoals ik al eerder heb verteld had ik de hiërarchie uit de structuur gehaald en nieuwe rollen toegevoegd. Deze nieuwe rollen zorgen voor de backup als iemand opeens een baan heeft of een nieuwe levensweg in wil slaan, want momenteel is die er niet. Stel er gebeurd iets ergs met Kenneth en hij zou niet meer voor X-Suba kunnen werken, dan stort heel X-Suba in en dat moeten we niet hebben natuurlijk. De reactie van de coaches waren erg divers, van heel enthousiast tot heel veel verwarring. Ze hadden namelijk nog nooit een structuur gezien wat geen harkenmodel was, maar na wat uitleg snapte ze waarom ik deze keuze had gemaakt. Namelijk omdat ze een team zijn en dat iedereen gelijk is, maar dat de een beter is omdat hij toevallig een andere rol binnen de organisatie heeft. Ook de rollen zorgde voor wat verwarring, want niemand wist nou echt welke rol ze zelf bezaten en wat het allemaal inhield. Het perfecte moment dus om de functiebeschrijvingen uit te leggen. Per functie/rol heb ik een overzicht gemaakt met een positie overzicht, hoofd verantwoordelijkheden, kwalificaties en de benodigde vaardigheden voor die functie. Hier reageerde ze heel enthousiast op want eindelijk kwam er transparantie en duidelijkheid binnen de organisatie. De nieuwe structuur was dus een succes!

Vervolgens heb ik de nieuwe veranderingen op het gebied van reporteren, planning en communicatie uitgelegd. Zo hebben Kenneth en ik een Dropbox gecreëerd waar iedereen zijn documenten kan delen en aanpassen en dat iedereen kan zien waar de organisatie mee bezig is (natuurlijk komen de vertrouwelijke documenten niet daarop). Ook dit was weer een hele shock voor de coaches, want niemand had ook van het concept Dropbox gehoord. Maar na wat creativiteit met tekeningen en uitleg, snapte ze dat het gewoon iets was op het net waar iedereen bij kan op verschillende apparaten. Dit deed me wel echt beseffen van wow bij ons is het zo vanzelfsprekend dat we allemaal weten wat het is. Heel het internet en allerlei systemen, terwijl ze hier niet eens weten dat internet met een satelliet is verbonden. Een andere verandering is een notulist tijdens vergaderingen. Iedere week hebben de coaches een vergadering over belangrijke zaken en ja er werden aantekeningen gemaakt maar ieder voor zich en in een schriftje wat eigenlijk al vol staat. Dus logisch dat ze geen duidelijk overzicht hebben van wat er nou in vergaderingen is verteld. Aangezien de organisatie in bezit is van een aantal laptops voor de computerlessen, is het een simpele oplossing om deze te gebruiken tijdens vergaderingen en dat een iemand goede aantekeningen maakt van wat er wordt gezegd. Dit zijn slechts twee van de zes voorbeelden die veel invloed zullen hebben op de vooruitgang van X-Suba. Ook hier werd weer erg enthousiast op gereageerd.

Na deze informatie hadden we een pauze ingelast, Brenda (de poetsvrouw) had een heerlijke lunch gemaakt zodat iedereen weer wat energie kreeg en het aan kon om nog meer informatie te horen te krijgen. Monica ging namelijk uitleggen hoe ze het beste hun data konden verwerken, want nu doen ze alles op de gok voor grote evenementen. Het is opzich best wel handig om te weten hoeveel kinderen er bij het vorige evenement waren, maar ook hoeveel jongens en hoeveel meisjes, zodat je kan zien hoe de organisatie groeit. Ook hier hadden ze nog nooit over na gedacht, wat eigenlijk ook weer een simpele verandering is. Want met een Excel-bestandje ben je er al en ja ze weten hier hoe Excel werkt. Toen ze het nut van de data verwerking hadden ingezien, zijn we doorgegaan met de financiën. Hier heeft Monica weer uitgelegd waarom het belangrijk is om alles wat je uitgeeft of binnenkrijgt te noteren, ook hier werd Excel weer aan gekoppeld.

Als laatste zijn we de dag geëindigd met het allergrootste probleem: fundraising. Hoe kan de organisatie meer geld ophalen? Aangezien dit een groot en moeilijk probleem is, hebben we de coaches de opdracht gegeven hier over na te gaan denken. Zelf hebben Kenneth en ik al bedacht om X-Suba meer bekendheid te geven in andere landen, want het heeft veel internationale contacten waar nu eigenlijk niets mee gedaan wordt. Met name het leercentrum is erg aantrekkelijk voor donaties, want een sponsoring voor school is veel aantrekkelijker dan sport voor de meeste mensen. De dag werd als een groot succes gezien en alle coaches waren erg blij met mijn inzet om dit te organiseren. Ze willen echt gaan verbeteren en zijn er van overtuigd dat het met deze hulp en nieuwe inzichten ook gaat lukken. Erg fijn om te horen dat mijn werk hier zo erg gewaardeerd wordt en hopelijk zo veel kan veranderen voor de organisatie.

Ik heb gehoord dat jullie een aantal vragen hebben over wat X-Suba nou precies doet en hoe ze met het geld omgaan, dit zal ik hieronder kort beschrijven.
De vier weken dat ik hier ben ben ik erachter gekomen hoe moeilijk het voor X-Suba is om te blijven bestaan. Omdat ze als NGO geregistreerd zijn, krijgen ze ieder jaar een kleine subsidie. Maar dit is lang niet genoeg om hun project rond te krijgen en zeker niet als het zo hard blijft groeien als nu. De organisatie bestaat uit alleen maar vrijwliligers en is ooit begonnen als basketbal project om kinderen van de straat te houden en dus een betere toekomst te geven, maar dit is in 4 jaar tijd uitgegroeid tot ze veel meer! Ondertussen leren ze kinderen voetbal, basketbal en korfbal. Maar sport is niet het enigste, de sportlessen worden gecombineerd met levenslessen (denk hierbij aan doelen stellen, vertrouwen, samenwerken, etc.). Voor deze sporten worden een aantal keer per jaar evenementen georganiseerd, zodat ze ook wedstrijden kunnen spelen met kinderen buiten Walukuba en plaatselijke evenementen zodat de ouders kunnen zien waar hun kinderen naartoe gaan. Dit kan niet zo vaak als ze willen, aangezien het voor hier veel geld kost. Voor een evenement zijn ze al snel 250.000 Shilling kwijt, wat omgerekend ongeveer €60 euro is. Eigenlijk te bizar voor woorden, want wat is 60 euro nou op een mensenleven terwijl dat voor hier bijna onmogelijk is om bij elkaar te krijgen. Daarnaast heeft X-Suba een leercentrum waar ze lessen geven in SRHR (dit is seksuele voorlichting), gezondheid, Engels, wiskunde, scheikunde, natuurkunde en computerlessen. Dit is voor de kinderen die lid zijn van X-Suba, hier kunnen de kinderen in Walukuba gratis lid van worden. Kinderen die veel interesse tonen in de lessen, goed presteren op school en een goede kans in de toekomst hebben maar geen geld hebben om naar school te gaan, kunnen gesponsord worden door X-Suba. X-Suba betaald dan hun schoolgeld, uniformen en alles wat nodig is om naar school te kunnen gaan. Hier staat echter wel wat dingen tegenover, namelijk dat ze goed blijven presteren op school en buiten school om naar de huiswerk klassen komen. Hier kunnen ze geholpen worden of hulp geven aan de andere gesponsorde kinderen. Bijvoorbeeld nu in de vakantie brengen ze 4 uur per week door in het leercentrum om bezig te zijn aan school. Ik denk dat dit een mooie regeling is, want er lopen hier echt veel slimme kinderen rond die anders gewoon geen kans hebben om naar een school te gaan. De gesponsorde kinderen worden meestal gesponsord door één bepaald persoon ergens op deze aardbol, dus een 1-op-1 sponsoring. Zo is er bijvoorbeeld een Nederlandse vrouw die een jong jongetje sponsort om naar school te gaan. Ik denk dat dit een mooie mogelijkheid is om kinderen een betere toekomst te geven. Momenteel willen ze X-Suba nog verder uitbreiden met een ICT-centrum, zodat ze nog meer kinderen maar ook volwassenen de mogelijkheid kunnen bieden computerlessen te volgen. Op dit moment zijn er slechts 4 kinderen die computerles kunnen volgen, want meer computers zijn er niet. Dit ICT-centrum willen ze combineren met een soort bibliotheek, zodat de kinderen gestimuleerd worden Engelse boeken te lezen.

Hopelijk hebben jullie nu een duidelijk beeld gekregen van wat de organisatie doet en hoe ze het geld besteden. Ik vond het opmerkelijk om te zien hoe ze de hele organisatie richten op de ontwikkeling van kinderen. De kinderen gaan voor alles, zelfs voor de persoonlijke levens van de coaches. Iedere dag staan er rond het coach huis (waar wij momenteel wonen) kinderen aandacht te vragen van de coaches. Je zou zeggen dat je er op een gegeven moment moe van wordt, maar je weet dat ze alleen komen omdat ze thuis die aandacht missen. De meeste thuissituaties zijn slecht en ouders kijken nauwelijks om naar hun kinderen. In de vakantie spelen de kinderen de hele dag een beetje op straat of helpen ze in het huishouden, want meer hebben ze niet te doen. Ze leven hier niet met tijd, maar iedere dag weten ze wanneer het 16.00 uur is, want dan staan ze op het veld klaar om weer te sporten en spelen met de coaches. Ik heb een aantal kinderen gevraagd hoe ze dan weten dat het 16.00 uur is, maar dat weten ze niet. Ze doen het gewoon op gevoel en aangezien ze iedere dag naar dit moment toe leven weten ze gewoon wanneer het tijd is. Na deze vier weken sta ik nog steeds versteld van hoe veel impact X-Suba heeft op de samenleving van Walukuba en ondanks het tekort aan geld toch overeind blijven staan en hun best blijven doen dat de kinderen niets van dit probleem mee krijgen. Dit heeft bij mij dan ook de doorslag gegeven om wanneer ik weer terug in Nederland ben iedere maand een bedrag te gaan doneren. Nu ik dit gezien heb, weet ik zeker dat het geld goed terecht komt en voor zo'n klein bedrag eigenlijk kunnen ze hier zo veel doen...

Ohja en nog even twee klein dingetjes, ik heb besloten één week reizen op te offeren voor X-Suba. De tijd vliegt voorbij en door alle uitstapjes in de weekenden heb ik al veel van het land kunnen zien. Dus nu blijf ik een week langer bij X-Suba om te helpen en mijn verjaardag te vieren, want dit werd niet gewaardeerd dat ik ze van te voren ging verlaten hahaha. Op het einde doe ik nog een drie-daagse safari om de reis mooi af te sluiten. En mijn voet, die is weer zo soepel als een elastiekje. Het rustig stilzitten kan weer ingeruild worden voor rondspringen en gekke dansjes doen. Deze twee dingen stelt veel van jullie vast wel gerust eh

Nou ik ga weer van het zonnetje genieten, doeidoei!